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  1. 会议会展服务策划意向书

    发布日期:2016-04-20
    会议会展服务的流程从来都不是一蹴而就的,而一个完善的会议策划意向书可以每一个环节紧密相扣,让服务流程有条不紊,会议策划意向书主要通过对以下几个大点来进行安排,包括了预算、食宿安排、设备租赁、会议邀请与签到登记。
    一、会议预算
    1、交通费用,包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
    2、会议室/厅费用,会议场地租金、会议设施租赁费用、会场布置费用、其他支持费用,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
    3、食宿费用,住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要
    的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。另外会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。     
    二、食宿安排
    1、住房安排,正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 
    2、饮食安排,根据会议的复杂程度,会议餐饮安排也不尽相同,简单而言在会议中涉及到的饮食包括了有:早餐、中餐及午餐、酒水及服务费、会场茶歇这几个较为常见的项目。
    三、设备租赁
    除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按
    天计算;设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理;音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理。
    四、会议邀请与签到登记
    1、会议邀请,不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序:信息发布;回执;确认通知。
    2、会议签到 
    ,通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人
    员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指
    示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果
    可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。 

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